Căn cứ tại Điều 19 Thông tư 39/2014/TT-BTC, trong trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn, người bán hàng có thể lập thành nhiều hóa đơn hoặc sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn. Quy định này được áp dụng với hóa đơn giấy với số lượng dòng bị giới hạn.

Đối với hóa đơn điện tử xuất kèm bảng kê, hiện nay, một số cơ quan Thuế vẫn chấp nhận hóa đơn xuất kèm bảng kê còn một số thì không. Đơn cử như Cục Thuế TP. Hà Nội đã ra Công văn số 78552/CT-TTHT ngày 28/11/2018 và Cục Thuế Bắc Ninh có Công văn số 3474/CT-TTHT ngày 08/11/2018 trong đó có nội dung: Khi lập hóa đơn điện tử doanh nghiệp không được lập bảng kê kèm theo.

Vì vậy nếu doanh nghiệp vẫn muốn sử dụng bảng kê chi tiết hóa đơn điện tử thì nên tìm hiểu kỹ yêu cầu, gửi công văn trực tiếp đến cơ quan Thuế quản lý doanh nghiệp mình để nắm được thông tin chính xác, cụ thể và thực hiện theo đúng quy định.

Để thuận tiện, hiện nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn hình thức hóa đơn điện tử nhiều trang thay cho việc xuất kèm bảng kê chi tiết hóa đơn để đảm bảo tất cả các cơ quan thuế đều chấp thuận.

Căn cứ Điểm b Khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 39/2014/TT-BTC thì:

Trường hợp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hóa đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.

Công văn 48825/CT-TTHT ngày 24/06/2019 của Tổng cục Thuế TP Hà Nội có quy định rõ về vấn đề này. Trong thời gian từ ngày 01/11/2018 – 31/10/2020 thì Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ vẫn còn hiệu lực nên trong khoảng thời gian này, các đơn vị kinh doanh có thể được cùng lúc sử dụng nhiều hình thức hóa đơn khác nhau: Hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in. Trong đó, Nhà nước khuyến khích sử dụng hóa đơn điện tử.
Cần lưu ý những điều sau đây:
– Thứ nhất: Không xuất 2 hình thức hóa đơn với 1 đơn hàng, cụ thể hơn nếu 1 đơn hàng đã sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in và ngược lại: 1 đơn hàng đã sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử.
– Thứ hai: Có thể sử dụng song song hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử với các đơn hàng, dịch vụ khác nhau.
Từ 1/11/2020: 100% doanh nghiệp phải hoàn thành chuyển đổi sang hóa đơn điện tử và hủy số hóa đơn giấy còn tồn
Nghị định số 51/2010/NĐ-CP và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP sẽ chính thức hết hiệu lực vào ngày 31/10/2020. Do đó, thời hạn cuối cùng để doanh nghiệp có thể dùng song song cả hóa đơn điện tử và hóa đơn giấy là vào ngày 31/10/2020.
Điều này đồng nghĩa rằng, chính thức từ ngày 1/11/2020, các đơn vị phải chấm dứt tình trạng sử dụng song song cả hai loại hình hóa đơn và chỉ được phép sử dụng duy nhất hóa đơn điện tử, đúng như quy định bắt buộc thực hiện đăng ký áp dụng hóa đơn điện tử từ ngày 1/11/2020 của Thông tư 68/2019/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành.

Nếu doanh nghiệp của bạn chuẩn bị lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng thì cần phải tạo lập đầy đủ những hồ sơ sau đây:

1. Mẫu hóa đơn  (Tập tin Word .doc hoặc docx)
2. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử thông qua ứng dụng HTKK (định dạng XML)
3. Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Tập tin Word .doc hoặc docx)

Cụ thể có thể tham khảo trực tiếp tại đây

Chữ ký số mà Mắt Bão cung cấp có 2 loại:

+ Cung cấp USB bạn giữ: sau khi đăng ký xong, nhân viên tư vấn của Mắt Bão sẽ đưa trực tiếp cho bạn, bạn sẽ giữ USB này để phát hành Hóa đơn. Ưu điểm của loại này là có thể ký Hóa đơn trên trang Quản lý Hóa đơn của Mắt Bão và có thể ký trong qúa trình bạn nộp hồ sơ lên Cơ quan Thuế, tuy nhiên nhược điểm là không ký được Hóa đơn đồng thời với nhiều người. Bạn cần phải cài đặt chữ ký số lên tất cả các máy tính được cho phép ký Hóa đơn.

+ USB được cắm vào server của Mắt Bão (hay còn gọi là chứng thư số Cloud): đã được cài thẳng lên trình duyệt, khi bạn đăng ký dịch vụ này Mắt Bão sẽ cài đặt trên server của Mắt Bão trong vòng 30 phút. Khác với USB token mà Mắt Bão cung cấp cho bạn, dịch vụ này vô cùng tiện lợi, ở bất kỳ nơi đâu cũng có thể ký được Hóa đơn trên trang quản lý Hóa đơn của Mắt Bão. Nếu trường hợp bạn đăng ký dịch vụ này cần hỗ trợ kê khai thuế Mắt Bão sẽ hỗ trợ giúp bạn.

• Với 1 đơn hàng cụ thể: Nếu sử dụng hóa đơn điện tử thì không sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in (ngược lại, nếu sử dụng hóa đơn đặt in thì không sử dụng hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in).
• Với các đơn hàng khác nhau: có thể sử dụng song song cả hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử

Khi hết hạn phần mềm hóa đơn điện tử nhưng khách hàng chưa sử dụng hết số lượng hóa đơn điện tử đã đăng ký, khách hàng vẫn được sử dụng phần mềm để quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử đã phát hành nhưng không được phát hành tiếp các hóa đơn điện tử còn lại. Để sử dụng tiếp các hóa đơn điện tử còn lại, khách hàng cần thanh toán phí gia hạn thuê bao theo thời gian thuê bao khách hàng đăng ký thêm.

• Người bán hàng hóa được chuyển đổi Hóa đơn điện tử sang Hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần.
• Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang Hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa phải đáp ứng các quy định nêu tại Khoản 2,3,4 Điều 12 thông tư 32/2011/TT-BTC và phải có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.
• Đối với thông tu 68 không quy định về hóa đơn chuyển đổi nên không cần đóng dấu của bên bán.

Lưu ý: Doanh nghiệp cần phân biệt rõ Điều 12: “Người mua, người bán được chuyển đổi Hóa đơn điện tử sang Hóa đơn giấy để phục vụ lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của Luật kế toán”.