Hướng dẫn lập và xuất hóa đơn

Sau khi Cơ quan thuế đã xét duyệt và chấp nhận hồ sơ thông báo phát hành, bạn sẽ truy cập vào trang quản lý hóa đơn và bắt đầu xuất hóa đơn cho đối tác của bạn. Lưu ý hướng dẫn sau dành cho khách hàng sử dụng hóa đơn điện tử an toàn MIFI.
Lưu ý: Trước khi xuất hóa đơn, bạn nên lập hóa đơn nháp và cung cấp hóa đơn đó cho đối tác xem trước để tránh trường hợp sai sót

Các bước chuẩn bị trước khi lập hóa đơn như sau:

  • Bước 1: Cài đặt phần mềm hỗ trợ ký số (nếu sử dụng USB Token), tham khảo cách cài đặt tại đây
  • Bước 2: Cài đặt cấu hình hệ thống, tham khảo cách thực hiện tại đây
  • Bước 3: Lập và xuất hóa đơn

Lưu ý: Thông thường phần “cài đặt cấu hình hệ thống” sẽ được cài đặt sẵn ngay từ bước ban đầu. Việc thay đổi “cấu hình hệ thống” sẽ áp dụng cho hóa đơn ngay sau khi bạn tiến hành cấu hình lại (không thay đổi các hóa đơn đã xuất và hóa đơn nháp đã tạo trước đó).

Bạn có thể tạo lập hóa đơn bẳng 2 cách: Tạo lập từng hóa đơn riêng lẻ

  • Tạo thủ công từng hóa đơn
  • Import nhiều hóa đơn cùng lúc.

Tạo lập từng hóa đơn

Bước 1: Trong menu Quản lý Hóa đơn, bạn nhấn chọn Danh sách

Bạn chọn “mẫu số, ký hiệu” -> bấm “Tạo mới

Bước 2: Nhập thông tin trên Hóa đơn.

Các chức năng được mô tả theo số thứ tự như sau:

1- Cần phải chọn mẫu số, trường hợp bạn đang sử dụng mẫu 01GTKT0/001 thì hệ thống sẽ hiển thị mặc định, nếu bạn đã xuất hết hóa đơn mẫu 1 và chuyển sang mẫu 2 thì nên click chọn đúng mẫu số mà bạn muốn xuất.

2- Chọn ký hiệu

3- Nếu bạn đã tạo sẵn mã khách hàng thì bạn chỉ cần gõ 2 ký tự đầu của mã khách hàng, hệ thống sẽ gợi ý mã khách hàng để bạn chọn. Sau khi nhấn chọn mã khách hàng thì các trường dữ liệu còn lại Đơn vị mua/Họ tên người mua hàng, Số điện thoại, Mã số thuế, …..sẽ tự động hiển thị.

Ngoài ra bạn có thể lấy thông tin khách hàng bằng cách Nhập mã số thuế => nhấn vào Tìm khách hàng:

Bạn có thể Lấy thông tin khách hàng từ “nguồn thông tin doanh nghiệp” hoặc trên danh sách khách hàng nếu bạn đã tạo KH này trước đó

4- Chọn hình thức thanh toán

5- Số dòng hóa đơn trên 1 trang (không phải trang cuối): tiện ích này hỗ trợ cho bạn trong các trường hợp bạn đang cần xuất hóa đơn nhiều trang và muốn tự mình phân bổ số dòng từng trang cho hợp lý thì bạn chỉ cần chọn số dòng hóa đơn mà bạn muốn. Khi đó hệ thống sẽ tự động lưu trữ theo số dòng mà bạn đã lựa chọn.

6- Trả hàng: đây là loại hóa đơn mà nếu bạn đang là người mua/ người nhận hóa đơn khi gặp trường hợp bạn nhận hàng hóa không đúng phẩm chất, chất lượng,.. hoặc người bán xuất dư hàng hóa thì bạn cần phải xuất hóa đơn trả hàng. Bạn chỉ cần tick chọn vào ô trống bên cạnh “trả hàng” để hệ thống có thể hiểu được đây là loại hóa đơn trả hàng. Tham khảo cách thực hiện tại đây.

  • Nguyên tắc thể hiện hóa đơn trả hàng trong bảng kê: trong bảng kê sẽ tự động không tính giá trị của hóa đơn trả hàng vào doanh thu trong kỳ của bạn nhưng bạn vẫn có thể xem được giá trị hóa đơn này trong bảng kê.

7,8- Tạo khách hàng/ Tạo sản phẩm: tiện ích này sẽ giúp bạn tiết kiệm được thời gian, bạn sẽ không cần phải tạo thủ công danh mục khách hàng hay sản phẩm riêng. Nếu bạn nhận thấy đây là khách hàng/ sản phẩm mà bạn thường xuyên cần xuất hóa đơn thì bạn hãy tick chọn vào ô trống bên cạnh “tạo khách hàng”, “tạo sản phẩm” để hệ thống có thể tự động lưu trữ thông tin khách hàng/ sản phẩm trong danh mục khách hàng/ sản phẩm của bạn.

  • Lưu ý: nếu như về sau thông tin khách hàng có thay đổi ví dụ: địa chỉ, tên công ty, … thì bạn nên vào chỉnh sửa thông tin khách hàng trong danh mục để tránh tình trạng hóa đơn bị sai sót.
  • Khi bạn Import hóa đơn (theo mẫu có sẵn trong phần mềm hóa đơn Mifi), hệ thống cũng sẽ tạo tự động danh mục khách hàng, dịch vụ.

9- Không tự tính giá trị: bạn có thể điều chỉnh kết quả các giá trị như thành tiền, tiền thuế GTGT, tổng tiền, công tiền hàng, tổng tiền sau thuế và sẽ không có sự can thiệp của hệ thống.

Lưu ý: khi đã click chọn vào tính năng này bạn phải chắc chắn rằng giá trị bạn nhập vào hoặc bạn điều chỉnh trên hóa đơn là chính xác, vì vậy bạn phải cân nhắc trước khi sử dụng tính năng này. Mọi sai sót trên số liệu mà bạn nhập MIFI sẽ hoàn toàn không chịu trách nhiệm.

10- Tính thành tiền, tiền thuế theo số lượng và tổng tiền: Tính năng này giúp bạn nhập ngược mục đích để tính đơn giá hàng hóa dịch vụ, cụ thể bạn đã biết tổng giá trị thanh toán đã bao gồm thuế thì bạn có thể tiến hành nhập ngược. Cách nhập ngược như số thứ tự trong hình

  • 1: chọn thuế suất GTGT
  • 2: nhập tổng tiền đã có thuế GTGT
  • 3: nhập số lượng. Khi đó hệ thống sẽ tự hiển thị đơn giá

Lưu ý: Nếu bạn xuất hóa đơn xuất cho loại hàng hóa dịch vụ không có số lượng thì bạn không cần nhập số lượng.

Ở cột Số lượng, đơn giá: mặc định hệ thống cấu hình 4 số thập phân.

Cột thành tiền, Thuế GTGT, Tổng tiền: mặc định hệ thống làm tròn.

Nếu bạn muốn điều chỉnh cấu hình để hiển thị số thập phân cho từng hóa đơn, bạn sẽ click trực tiếp vào ô khoanh đỏ, chọn lưu 0,1,2,3,4 số thập phân –> thiết lập

Lưu ý: Đối với dòng Ghi chú sẽ có nhiều cách thể hiện, bạn có thể nhập tên hàng hóa dịch vụ sau đó ghi chú trực tiếp vào tên hàng hóa dịch vụ hoặc nếu tất cả các sản phẩm đều thể hiện chung 1 ghi chú thì thể hiện ở dòng cuối cùng (Mắt Bão sẽ hỗ trợ cài đặt giúp)

Bước 3: Thực hiện xong bạn nhấn Lưu dữ liệu.

Hệ thống sẽ hỏi bạn có muốn lưu dữ liệu hóa đơn -> bạn chọn “Đồng ý

Hệ thống sẽ hiển thị thông báo ‘Thông tin hóa đơn đã được lưu” -> Bạn nhấn “OK

Thông tin hóa đơn sẽ được lưu dưới dạng hóa đơn nháp

Bước 4: Gửi email hóa đơn nháp

Bạn nhấn vào biểu tượng để xem hóa đơn.

Nhấn vào nút Gửi mail và thực hiện nhập email người nhận.

Nhấn gửi mail.

Lưu ý: nếu hóa đơn được tạo từ mã khách hàng có email, thì hệ thống sẽ tự động lấy email chính trong danh mục khách hàng.

Bước 5: Để phát hành hóa đơn bạn có thẻ thực hiện theo 2 cách sau:

Cách 1: Bạn bấm vào biểu tượng “Xem” kiểm tra lại thông tin trên hóa đơn

Sau khi kiểm tra thông tin, bạn kéo đến dòng cuối của tờ Hóa đơn, bấm chọn “Phát hành hóa đơn

Cách 2: Bạn chọn ô trống ngay trên dòng hóa đơn tại cột “Chọn” -> bấm “Phát hành hóa đơn

Tiếp theo bạn nhập ngày phát hành Hóa đơn –> Phát hành Hóa đơn –> Nhập mã Pin token –> Đăng nhập

Lưu ý: Các tiện ích/tính năng mới khi cập nhật MIFI sẽ thông báo ở phần Nhật ký hệ thống

Sao chép hóa đơn

Chức năng này có thể giúp bạn sao chép nhanh dữ liệu từ những hóa đơn đã có sẳn ở hệ thống với thông tin và nội dung giống nhau.

Bạn tick chọn vào những hóa đơn cần sao chép.

Chọn Sao chép hóa đơn.

Khi đó hệ thống sẽ cảnh báo, bạn nhấn Đồng ý để hóa đơn được sao chép.

Hệ thống sẽ hiển thị những hóa đơn nháp vừa được sao chép thành công.

Lưu ý: Tính năng sao chép được thực hiện cho cả hóa đơn nháp và hóa đơn đã phát hành.

Import hóa đơn

Chức năng này sẽ giúp cho bạn tạo được nhiều tờ hóa đơn cùng 1 lúc bằng cách import file excel lên hệ thống (theo mẫu có sẵn của MIFI)

Để Import hóa đơn bạn sẽ thực hiện như sau:

Bước 1: Ngay tại menu Quản lý Hóa đơn, bạn chọn Import Hóa đơn –> chọn mẫu số và ký hiệu hóa đơn -> click chuột vào ” tại đây” để tải file mẫu của hệ thống.

Bước 2: Bạn cần nhập hết tất cả toàn bộ thông tin trên file Excel, nhập nội dung các số hóa đơn cần tạo và lưu ý đánh số thứ tự các tờ hóa đơn, để hệ thống phân biệt được dòng nào thuộc về hóa đơn nào. 

Lưu ý: Nếu 1 hóa đơn có nhiều dòng thì bạn nhập đẩy đủ thông tin các dòng của hóa đơn đó

Bước 3: Khi đã điền xong trên mẫu Upload file Excel, bạn chọn mẫu số, ký hiêu -> click vào “Browse” để chọn file cần upload -> click upload để import toàn bộ dữ liệu hóa đơn trong file excel

Khi đó màn hình sẽ hiển thị dữ liệu hóa đơn như hình phía trên, bạn cần kiểm tra lại các hóa đơn vừa upload lên, nếu muốn thực hiện đẩy lên trang quản lý hóa đơn dưới dạng hóa đơn nháp thì bạn nhấn vào import hóa đơn

Khi đó các hóa đơn được upload từ file excel sẽ được thể hiện trên trang quản lý hóa đơn, mục danh sách dưới dạng hóa đơn nháp. Bạn chỉ cần xem lại nội dung hóa đơn và thực hiện thao tác ký phát hành hóa đơn. 

Sau khi import hóa đơn lên hệ thống, bạn cần kiểm tra lại thông tin trên hóa đơn đã chính xác hay chưa trước khi phát hành hóa đơn.

Gửi email thông báo

Chức năng này giúp bạn quản lý và theo dõi được trạng thái các email thông báo phát hành hóa đơn đã gửi cho đối tác của bạn.

Lưu ý: Nếu trước đó bạn đã tạo Danh sách Khách hàngcó nhập email của đối tác thì khi bạn nhấn phát hành Hóa đơn, hệ thống sẽ tự động gửi mail cho đối tác của bạn.

Để quản lý Email thông báo Bạn sẽ thực hiện như sau:

Bước 1: Ngay tại menu Quản lý Hóa đơn, bạn chọn Email thông báo, giao diện email thông báo sẽ hiển thị như sau:

Bước 2: Bạn có thể kiểm tra những hóa đơn đã ký được gửi qua địa chỉ email nào ở mục (1) Mail người nhận, và trạng thái email được thể hiện ở mục (2) Trạng thái

Khi Bạn muốn chỉnh sửa thông tin địa chỉ Email, Bạn nhấp vào icon cây bút ở Mục (3) Sửa 

Đối với trường hợp không thể hiện thông tin địa chỉ email là do bạn chưa tạo Danh mục khách hàng, nhưng bạn vẫn có thể thực hiện thao tác gửi email bằng chức năng này bằng cách chọn vào biểu tượng cây bút ở mục (3) Sửa và nhập địa chỉ Email mà Bạn muốn gửi tới ở mục Mail người nhận sau đó bấm Gửi mail

Những vấn đề thường gặp về việc gửi mail phát hành hóa đơn, bạn có thể tham khảo tại đây

Bạn có thể xem video hướng dẫn cách lập và xuất hóa đơn – gửi email cho đối tác ở bên dưới

Quản lý hóa đơn đầu vào

Chức năng này giúp Bạn quản lý những hóa đơn mua vào hàng hóa và dịch vụ. Bên cạnh đó, bạn có thể kiểm soát và cập nhật được những hóa đơn nào đã thanh toán hay chưa thanh toán.

Để thực hiện chức năng này bạn cần thực hiện các thao tác như sau:

Bước 1: Tại menu Quản lý Hóa đơn, bạn chọn Quản lý hóa đơn đầu vào, khi đó giao diện sẽ hiển thị như sau:

Bước 2: Bấm vào Tải File temple Excel ở bên dưới mục Upload Excel

Bước 3: Điền thông tin theo các mục trong file Excel và lưu lại.

File bạn lưu dưới dạng file Excel hoặc XML.

Bước 4: Để upload file Excel bạn sẽ bấm vào mục (1) Browse, và chọn mục (2) Upload Excel để đẩy dữ liệu lên. Về Upload file XML sẽ tương tự như Upload file Excel. Và Upload XML đầu vào chỉ khi bạn nhận hóa đơn từ các đơn vị đã được Cơ quan thuế duyệt theo Quyết định 635/QĐ-TCT.

Bạn có thể xem video hướng dẫn cách quản lý hóa đơn đầu vào ở bên dưới

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

Tham khảo thêm về:


29/07/2021


Thông tin tác giả


Bài viết liên quan

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.