Hướng dẫn nộp hồ sơ thông báo phát hành

Hồ sơ thông báo phát hành

Nếu doanh nghiệp của bạn chuẩn bị lập thông báo phát hành hóa đơn điện tử lần đầu qua mạng thì cần phải tạo lập đầy đủ những hồ sơ sau đây:

Mẫu hóa đơn  (Tập tin Word .doc hoặc docx)
Thông báo phát hành hóa đơn điện tử thông qua ứng dụng HTKK (định dạng XML)
Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử (Tập tin Word .doc hoặc docx)

Lưu ý hướng dẫn sau dành cho khách hàng sử dụng hóa đơn điện tử an toàn MIFI.

Tạo mẫu hóa đơn

Bước 1: Bạn truy cập vào trang Quản lý dịch vụ Hóa đơn, tham khảo cách truy cập tại đây

Bước 2: Ngay tại menu Đăng ký, bạn nhấn chọn Thông báo

Bước 3: Nhấn Tạo mẫu Hóa đơn mới

Việc chọn mẫu Hóa đơn rất quan trọng, vì vậy bạn cần lưu ý các vấn đề sau:

  • Chọn loại hóa đơn phù hợp với doanh nghiệp của bạn: hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho.
  • Mức thuế giá trị gia tăng: sẽ xuất theo một hay nhiều mức Thuế suất.
  • Đối tác của bạn là người nước ngoài hay Việt Nam để chọn mẫu Hóa đơn song ngữ cho phù hợp.
  • Lần đầu tiên sử dụng Hóa đơn điện tử, đơn vị của bạn chỉ sử dụng được một mẫu Hóa đơn theo mẫu số 01GTKT0/001 vì vậy cần xem kỹ nhu cầu và chọn 1 mẫu để sử dụng. Và sau khi bạn đã lưu mẫu Hóa đơn mà trước đó bạn chọn, thì bạn chỉ thay đổi được logo và thông tin đơn vị, các thông tin khác không thay đổi được.
  • Nếu bạn đã sử dụng phần mềm Hóa đơn ở nhà cung cấp khác nên thông báo lại cho Mắt Bão để tránh trường hợp tạo trùng mẫu số Hóa đơn.

Nếu bạn có nhu cầu thiết kế mẫu Hóa đơn riêng, bạn cần liên hệ với nhân viên tư vấn qua số 028 9999 9989 – phím số 1 để được tư vấn.

Bước 4: Dùng công cụ chỉnh sửa mẫu Hóa đơn

Bạn có thể chỉnh sửa Logo, hình nền công ty, làm mờ Logo còn lại Tên công ty, Địa chỉ, Mã số thuế, Điện thoại thì hệ thống sẽ lấy tự động dựa theo thông tin đơn vị mà bạn đã cập nhật ở bước 1, ngoại trừ Mẫu số thì bạn cần copy thông tin trong mẫu dán xuống.

Hình ảnh này chưa có thuộc tính alt; tên tệp của nó là image-41-1024x504.png

Để làm mờ Logo, bạn thực hiện như sau:

Click vào dòng click vào đây ngay tại công cụ chỉnh sửa mẫu Hóa đơn.

Tiếp theo bạn chọn Open image File (1) –> nhập thông số là 24 (2) –> Apply (3) –> Save Image File

Bước 5: Chuyển mẫu Hóa đơn sang file word

  • Bạn nhấn vào Mẫu hóa đơn trên menu Đăng ký –> nhấn vào biểu tượng con mắt để xem và in mẫu Hóa đơn.
Hình ảnh này chưa có thuộc tính alt; tên tệp của nó là image-42-1024x490.png
Hình ảnh này chưa có thuộc tính alt; tên tệp của nó là image-43-1024x286.png

Bạn truy cập vào đường dẫn https://smallpdf.com/vi/pdf-to-word để chuyển đổi từ file hóa đơn từ dạng PDF sang hình ảnh, sau đó dán hình ảnh vào file word, chuyển đổi xong bạn lưu lại file word đó dưới dạng doc hoặc docx.

Lập thông báo phát hành Hóa đơn trên trang quản lý hóa đơn

Bước 1: Ngay tại menu Đăng ký của trang Quản lý Hóa đơn, bạn nhấn vào Thông báo, nhấn chọn Tạo phát hành mới để tạo thông báo phát hành.

Bước 2: Bạn nhập các thông tin như người đại diệnTên cơ quan thuế chấp nhận thông báo, nhấn Tạo mới

Bước 3: Nhập thông tin trong mẫu Hóa đơn phát hành

Trong đó:

  • Mẫu số: bạn chọn mẫu số đã chọn trước đó
  • Ký hiệu: Bao gồm 5 ký tự, 2 ký tự đầu bạn chọn trong 20 chữ cái A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y. Còn 3 ký tự sau thể hiện cho năm phát hành hóa đơn và E (viết tắt trong từ Envoice)
  • Số lượng (*): số lượng hóa đơn được sử dụng khi bạn đăng kí. 
  • Từ số và Đến số: hệ thống sẽ tự tính khi bạn nhập số lượng hóa đơn muốn phát hành.
  • Ngày bắt đầu sử dụng: thông thường sau đó 2 ngày tính từ ngày hiện tại (trừ thứ 7 và chủ nhật, lễ tết)

Bước 4: Sau khi thao tác xong bạn nhấn Lưu và tạo mới, hệ thống sẽ xuất hiện thông tin đăng ký mẫu Hóa đơn phát hành như hình bên dưới. Bạn nhấn Lưu thông báo để hoàn tất.

Bước 5: Tạo xong thông báo phát hành Hóa đơn, bạn nhấn Lưu thông báo

Sau khi Lưu thông báo bạn sẽ thấy hiển thị như sau:

Lập thông báo phát hành thông qua ứng dụng HTKK

Bước 1: Tải ứng dụng HTKK, xem hướng dẫn cài đặt tại đây

Bước 2: Mở ứng dụng HTKK và nhập mã số thuế, nhấn đồng ý (sau khi nhấn đồng ý nhưng ứng dụng vẫn không hoạt động, bạn cần tắt và khởi động lại)

Bước 3: Bạn điền thông tin vào ô khoanh đỏ như hình bên dưới

Để nhập thông tin được chuẩn xác vào ứng dụng HTKK, Mắt Bão khuyến nghị bạn nên truy cập vào đây để kiểm tra thông tin mà Doanh nghiệp của bạn đã đăng ký với Cơ quan thuế.

Sau khi điền thông tin đơn vị xong, những lần đăng nhập tiếp theo bạn không cần nhập thông tin đơn vị nữa. Cửa sổ sau khi đăng nhập sẽ như sau:

Bước 4: Bạn chọn Hóa đơn –> Chọn Thông báo phát hành hóa đơn ( TB01/AC)

Bước 5:  Điền ngày vào mục chọn kỳ tính thuế (lưu ý phải nhập ngày TRÙNG với ngày nộp Thông báo phát hành lên Cơ quan Thuế) –> chọn Đồng ý.

Bước 6: Điền thông tin vào các mục như hình đính kèm, sau khi nhập xong thông tin bạn nhấn Ghi, nhấn chọn Kết xuất XML

Hình ảnh này chưa có thuộc tính alt; tên tệp của nó là image-44-1024x544.png

Trong đó:

  • Mã loại hóa đơn: 01GTKT
  • Mẫu số: 01GTKT0/001
  • Ký hiệu: MB/20E (bạn có thể nhập 2 số đầu theo quy định 20 chữ cái IN HOA)
  • Số lượng: sau khi điền Từ số và Đến số thì mục số lượng sẽ tự xuất hiện thông tin.
  • Từ số: 1
  • Đến số: …..
  • Ngày bắt đầu sử dụng: là ngày tạo Thông báo trên HTKK + 2 ngày (trừ Thứ 7-CN và Lễ tết).
  • Doanh nghiệp in/ Doanh nghiệp cung cấp phần Mềm
    + Tên: Công Ty Cổ Phần Mắt Bão 
    + MST: 0302712571

Lưu ý: Bạn lưu file dưới dạng XML và không được đổi tên file vì đây là định dạng chuẩn để nộp hồ sơ lên Cơ quan thuế. Ngày nộp thông báo phát hành phải cùng ngày với ngày lập tờ khai.​

Tạo Quyết định phát hành trên trang quản lý hóa đơn

Bước 1: Ngay tại menu Đăng ký của trang Quản lý Hóa đơn, bạn nhấn vào Đăng ký, chọn Quyết định để tạo Quyết định phát hành.

Bước 2: Nhập thông tin vào các trường thông tin:

1. Số quyết định: 001/QĐ20
2. Giám đốc: Tên Giám Đốc hợp pháp
3. Người đề nghị:
– Căn cứ Quyết định thành lập (hoặc Giấy đăng ký kinh doanh): GPKD, Ngày cấp, tại sở kế hoạch đầu tư Thành Phố/Tỉnh
4. Phần mềm ứng dụngYOURCOMPANY.mifi.vn (hoặc theo tên miền riêng)

Nhập xong thông tin, bạn nhấn Tạo mới

Trong Mẫu đăng ký loại Hóa đơn phát hành, bạn chọn mẫu số –> nhấn Lưu

Bước 3: Nhập thông tin vào những ô được khoanh đỏ.

Trong đó:

  1. Kế toán đăng nhập cổng quản lý hóa đơn Hoá đơn điện tử tại: YOURCOMPANY.mifi.vn
  2. Nơi nhận (*): Chi cục thuế….
  3. Thành phố: Chi cục thuế thuộc Thành phố/Tỉnh

Lưu ý: Một số trường hợp Cơ quan Thuế yêu cầu bạn khai báo phần mềm kế toán mà bạn đang sử dụng vào Quyết định phát hành thì bạn sẽ điền thông tin như hình bên dưới:

Nhập xong thông tin, bạn nhấn Lưu quyết định để hoàn tất việc tạo Quyết định phát hành.

Bạn có thể xem, sửa hoặc xóa Quyết định phát hành theo các ion được khoanh đỏ.

Bước 4: Bạn nhấn vào biểu tượng con mắt, để xem Quyết định phát hành Hóa đơn thành và in Quyết định về máy.

Hình ảnh này chưa có thuộc tính alt; tên tệp của nó là image-46-1024x653.png

Quyết định bạn kiểm tra thông tin, sau đó in file cứng, trình ký, đóng dấu và đóng dấu giáp lai giữa các trang. Sau đó sẽ scan về dạng pdf. Bạn truy cập vào đường dẫn https://smallpdf.com/vi/pdf-to-word để chuyển đổi từ file hóa đơn từ dạng PDF sang hình ảnh, sau đó dán hình ảnh vào file word, chuyển đổi xong bạn lưu lại file word đó dưới dạng doc hoặc docx.

Hướng dẫn nộp hồ sơ thông báo phát hành trên trang thuế điện tử

Để việc thao tác thuận tiện nhất, Mắt Bão khuyến nghị bạn nên sử dụng trình duyệt Chrome để thực hiện các bước bên dưới.

Bước 1: Truy cập vào trang thuế điện tử theo đường dẫn https://thuedientu.gdt.gov.vn, bạn chọn Doanh nghiệp

Bước 2: Chọn Đăng nhập

Bước 3: Nhập thông tin vào các ô Tên đăng nhập, Mật khẩu, Đối tượng, Mã xác nhận sau đó nhấn Đăng nhập

Sẽ có 2 trường bạn cần lưu ý khi đăng nhập trang thuế điện tử: 

  • Trường hợp 1: lần đầu tiên bạn truy cập trang thuế điện tử: https://thuedientu.gdt.gov.vn (tức là trước đây bạn khai thuế qua mạng thông qua trang http://nhantokhai.gdt.gov.vn). Khi bạn truy cập vào sẽ hiện ra màn hình như bên dưới:

Bạn sẽ tiến hành cài đặt cập nhật trang thuế mới theo các bước như hình bên dưới

Bạn thực hiện cài cho đến khi giao diện hiện ra như hình, cuối cùng nhấn chọn finish

Sau đó bạn nhấn Thêm

Bạn chọn add to chrome

Chọn add extension 

Sau khi cài đặt xong, bạn tắt và khởi động lại trình duyệt Chrome và tiến hành truy cập lại.
Trường hợp 2: bạn đã sử dụng khai thuế qua trang https://thuedientu.gdt.gov.vn thì vẫn đăng nhập bình thường. 

Khi đã truy cập được trang thuế điện tử thì bạn sẽ thấy hiển thị như hình bên dưới:

Lúc này bạn cần cắm chữ ký số vào máy để thực hiện nộp thông báo phát hành hóa đơn lên Cơ Quan Thuế.

Bước 4: Bạn chọn Khai Thuế, chọn Nộp tờ khai XML (thông báo phát hành Hóa đơn mà bạn đã lập thông qua phần mềm HTKK) , Chọn tệp tờ khai và đính kèm tờ khai thông báo phát hành Hóa đơn  đuôi XML.

Sau khi chọn tệp tờ khai, bạn sẽ nhấn vào Ký điện tử

Bạn nhập số pin và nhấn chấp nhận

Bước 5: Chọn tra cứu, tờ khainhập ngày nộp và nhấn chọn Tra cứu

Sau khi tra cứu, hệ thống sẽ hiển thị thông báo phát hành Hóa đơn mà bạn vừa nộp như hình bên dưới.

Bạn tiếp tục sẽ đính kèm mẫu hóa đơn (file .doc)

Sau đó chọn ký điện tử, nhập Số pin, nhấn chấp nhập (tương tự như hướng dẫn trên)

Bước 6: Thực hiện thao tác tra cứu –> tờ khai –> nhập ngày nộp. Thông tin sẽ hiển thị như bên dưới, bạn tiếp tục nhấn tiếp vào biểu tượng tập tin khoanh đỏ để đính kèm mẫu quyết định phát hành hóa đơn (.doc)

Khi đã đính kèm xong mẫu quyết định phát hành hóa đơn, bạn kiểm tra lại thông báo phát hành đã nộp bằng cách chọn tra cứu, chọn tờ khai, chọn ngày nộp tờ khai. Màn hình hiện ra như bên dưới có nghĩa là đã thực hiện nộp thông báo phát hành lên Cơ quan thuế thành công. 

Bước 7: Kiểm tra thông báo xác nhận đã nộp tờ khai với Cơ quan thế.

Thông thường việc xét duyệt hồ sơ khai thuế thông thường sau 2 ngày làm việc (trừ thứ 7, chủ nhật và lễ tết). Bạn cần kiểm tra email đã đăng ký để xem thông báo từ Cơ quan thuế. Hoặc Cơ quan thuế sẽ liên hệ trực tiếp với bạn qua điện thoại để hướng dẫn chỉnh sửa thông tin (nếu hồ sơ không hợp lệ)

Ngoài việc kiểm tra email, bạn có thể truy cập đường dẫn này để kiểm tra thông tin thông báo phát hành hóa đơn đã được duyệt chưa. 

Ở trang tra cứu hóa đơn, bạn chỉ cần nhập mã số thuế, từ ngày 01/01/2019 đến ngày hiện tại tra cứu, nhập mã xác nhận, nhấn tìm kiếm để theo dõi.

Sau khi Cơ quan thuế đã duyệt thông báo phát hành hóa đơn của bạn thì đồng nghĩa với việc bạn được phép xuất hóa đơn kể từ ngày đó.

Bạn có thể xem Video hướng dẫn nộp hồ sơ thông báo phát hành ở video bên dưới

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!


21/10/2020


Thông tin tác giả


Bài viết liên quan

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.