Hướng dẫn thiết lập ban đầu trên trang quản lý Hóa đơn

Cập nhật thông tin đơn vị

Để cập nhật thông tin đơn vị, bạn sẽ thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Bạn truy cập vào trang Quản lý dịch vụ Hóa đơn, tham khảo cách truy cập tại đây

Bước 2: Ngay tại trang quản lý Hóa đơn, bạn double click chuột vào biểu tượng hình người và chọn Thông tin đơn vị

Bước 3: Bạn điền thêm thông tin vào các ô mà bạn muốn thêm. Thông tin này sẽ được cập nhật trên mẫu Hóa đơn.

Lưu ý: Bạn cần kiểm tra kỹ sau khi nhập vì thông tin đơn vị phát hành rất quan trọng, thông tin này được thể hiện trên mẫu Hóa đơn và trong Thông báo TB01 để nộp thông báo phát hành với Cơ quan thuế.

Bước 4: Kiểm tra xong bạn nhấn Cập nhật để lưu lại thông tin đơn vị phát hành Hóa đơn.

Chọn mẫu hóa đơn

Bước 1: Ngay tại menu Danh mục, bạn nhấn chọn Mẫu hóa đơn và sau đó bạn chọn Tạo mới

Bước 2: Chọn mẫu hóa đơn

Việc chọn mẫu Hóa đơn rất quan trọng, vì vậy bạn cần lưu ý các vấn đề sau:

  • Chọn loại hóa đơn phù hợp với doanh nghiệp của bạn: hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho,…
  • Mức thuế giá trị gia tăng: sẽ xuất theo một hay nhiều mức Thuế suất.
  • Đối tác của bạn là người nước ngoài hay Việt Nam để chọn mẫu Hóa đơn song ngữ cho phù hợp.
  • Lần đầu tiên sử dụng Hóa đơn điện tử, đơn vị của bạn chỉ sử dụng được một mẫu Hóa đơn theo mẫu số 01GTKT0/001 vì vậy cần xem kỹ nhu cầu và chọn 1 mẫu để sử dụng. Và sau khi bạn đã lưu mẫu Hóa đơn mà trước đó bạn chọn, thì bạn chỉ thay đổi được logo và thông tin đơn vị, các thông tin khác không thay đổi được.
  • Nếu trước đó bạn đã sử dụng phần mềm Hóa đơn ở nhà cung cấp khác nên thông báo lại cho Mắt Bão để tránh trường hợp tạo trùng mẫu số Hóa đơn.

Nếu bạn có nhu cầu thiết kế mẫu Hóa đơn riêng, bạn cần liên hệ với nhân viên tư vấn qua số 028 9999 9989 – phím số 1 để được tư vấn.

Bước 3: Thiết lập Mẫu hóa đơn

Mộ số lưu ý: MIFI chỉ đưa ra một vài thông tin chính trên mẫu mà bạn đã chọn, khi thiết lập mẫu hóa đơn bạn sẽ tùy chỉnh, thêm các trường thông tin mà bạn cần vd: Chiết khấu, tiền chiết khấu, số lô, hạn sử dụng, mẫu nhiều loại thuế hoặc một loại thuế,…

3.1 Số hiệu hóa đơn: Đầu tiên bạn điền mẫu số và ký hiệu cho số hiệu hóa đơn. Bạn có thể kiểm tra mẫu số và ký hiệu bạn nhập có khả dụng không qua cách bấm vào nút kiểm tra. Nếu hệ thống báo Mẫu số và Ký hiệu đã dùng thì bạn phải đặt lại nhé.

3.2 Thông tin đơn vị: Đây là những thông tin sẽ được thể hiện trên mẫu hóa đơn. Bạn lưu ý Thông tin Tên đơn vịMã số thuế bạn sẽ không chỉnh sửa được do hệ thống tự động lấy từ thông tin bạn đăng ký dịch vụ vì vậy nếu bạn cần chỉnh hai thông tin trên bạn nên liên hệ với bộ phận hỗ trợ nhé.

Tiếp theo, bạn sẽ nhập thông tin và chọn những thông tin nào cần thể hiện trên mẫu hóa đơn bằng cách tick chọn vào ô vuông từng mục.

3.3 Dữ liệu hiển thị: Bạn có thể lựa chọn kích thước độ rộng cho các cột, kích thước chữ và những mục khác được thể hiện như hình

Những thông tin các cột trong bảng hàng hóa bạn có thể chọn loại cột để thể hiện trên mẫu hóa đơn bằng cách tick chọn vào ô vuông của các cột đó .

3.4 Họa tiết hóa đơn: Bạn có thể tạo màu chữ, chèn khung viền, logo và hình nền vào mẫu hóa đơn.

Để làm mờ Hình nền, bạn thực hiện như sau:

Click vào chữ đây ngay tại Làm mờ ảnh.

Tiếp theo bạn chọn Open image File (1) –> nhập thông số là 24 (2) –> Apply (3) –> Save Image File

Bạn sẽ vô lại trang quản lý hóa đơn và chèn hình nền đã lưu vào mẫu hóa đơn theo các bước như hình

Sau khi bạn đã tạo mẫu hóa đơn xong bạn nhấn vào chữ Tạo để lưu mẫu hóa đơn.

Hình ảnh này chưa có thuộc tính alt; tên tệp của nó là image-8-1024x371.png

Bạn có thể xem Video hướng dẫn tạo Mẫu hóa đơn dưới đây

Lập thông báo phát hành và Quyết định sử dụng trên trang quản lý hóa đơn

Bước 1: Ngay tại menu Danh mục của trang Quản lý Hóa đơn, bạn nhấn vào Thông báo, nhấn chọn Tạo mới để tạo thông báo phát hành.

Bước 2: Bạn nhập các thông tin như người đại diệnTên cơ quan thuế chấp nhận thông báo, nhấn Tạo mới (thông tin này bạn có thể lấy ở trang này)

Bước 3: Tạo Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử. Bạn sẽ điền những thông tin cần thiết bên dưới.

Bước 4: Nhập thông tin trong mẫu Hóa đơn phát hành. Sau khi thao tác xong bạn nhấn Lưu và tạo mới

Trong đó:

  • Mẫu số: bạn chọn mẫu số đã chọn trước đó
  • Ký hiệu: Bao gồm 5 ký tự, 2 ký tự đầu bạn chọn trong 20 chữ cái A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y. Còn 3 ký tự sau thể hiện cho năm phát hành hóa đơn và E (viết tắt trong từ Envoice)
  • Số lượng (*): số lượng hóa đơn được sử dụng khi bạn đăng kí. 
  • Từ số và Đến số: hệ thống sẽ tự tính khi bạn nhập số lượng hóa đơn muốn phát hành.
  • Ngày bắt đầu sử dụng: thông thường sau 2 ngày tính từ ngày bạn nộp thông báo phát hành (trừ thứ 7, chủ nhật, lễ tết)

Bước 5: Tạo xong thông báo phát hành Hóa đơn, bạn nhấn Lưu thông báo

Sau khi Lưu thông báo bạn sẽ thấy hiển thị như sau:

Kết xuất các file cần thiết để chuẩn bị hồ sơ nộp Thông báo phát hành lên Cơ Quan Thuế.

Bước 1: Bạn mở thông báo phát hành hóa đơn vừa lập để kiểm tra thông tin, nếu thông tin bạn nhập có sai sót bạn có thể nhấn vào biểu tượng cây viết để chỉnh sửa.

Hệ thống sẽ hiển thị ra mẫu thông báo, nếu thông tin đúng bạn thực hiện nhấn chọn Thông Báo Phát Hành để tải các file cần thiết để chuẩn bị hồ sơ nộp Thông Báo.

File zip tải về bao gồm:

  1. Mẫu hóa đơn chuyển đổi ở dạng hình ảnh .jpg
  2. Mẫu hóa đơn ở dạng hình ảnh .jpg
  3. Thông báo TB01 ở dạng XML
  4. Quyết định sử dụng hóa đơn dạng word.

Lưu ý: Để chuẩn bị hoàn tấtt hồ sơ nộp thông báo phát hành hóa đơn lên Cơ quan Thuế, bạn cần chuyển các file về đúng định dạng.

  1. Mẫu hóa đơn chuyển đổi: dạng word .doc (nếu Chi Cục Thuế yêu cầu mẫu hóa đơn chuyển đổi).
  2. Mẫu hóa đơn gốc: dạng word .doc
  3. Thông báo TB01 ở dạng XML (tên file để mặc định)
  4. Quyết định: bạn kiểm tra thông tin, sau đó in file cứng, trình ký, đóng dấu và đóng dấu giáp lai giữa các trang. Sau đó sẽ scan về dạng pdf. Bạn truy cập vào đường dẫn https://smallpdf.com/vi/pdf-to-word để chuyển đổi từ file hóa đơn từ dạng PDF sang hình ảnh, sau đó dán hình ảnh vào file word, chuyển đổi xong bạn lưu lại file word đó dưới dạng doc hoặc docx.

Tạo danh mục khách hàng

Mục đích của việc tạo danh mục khách hàng là giúp bạn rút ngắn thao tác phải nhập lại đầy đủ tất cả thông tin của đối tác. Khi bạn tạo danh sách khách hàng, bạn chỉ cần gõ 1 ký tự đầu, hệ thống sẽ tự động gợi ý theo mã khách hàng hoặc đơn vị mua giúp bạn xuất Hóa đơn nhanh chóng hơn. Đồng thời nếu bạn đã nhập sẵn địa chỉ email của đối tác thì khi xuất hóa đơn, hệ thống sẽ tự động gửi email cho đối tác của bạn.

Để tạo danh sách khách hàng, bạn có thể thực hiện theo 3 cách:

Cách 1: Nếu bạn chưa có danh sách khách hàng, bạn sẽ tạo từng khách hàng, với cách này bạn sẽ thực hiện như sau:

Bước 1: Trong menu Danh mục, nhấn chọn khách hàng

Bước 2: Nhấn Tạo mới

Bước 3: Nhập thông tin khách hàng, thao tác xong bạn nhấn Lưu dữ liệu

Khi Lưu dữ liệu xong, bạn nhấn quay lại, thông tin khách hàng của bạn sẽ hiển thị như sau:

Cách 2: Nếu bạn đã có sẵn danh sách khách hàng và đã được lưu dưới dạng .zip của file .xml hoặc .xls và cần cần import vào, bạn sẽ thực hiện như sau:

Bước 1: Trong menu khách hàng, bạn click vào Upload

Bước 2: Bạn tải File Upload mẫu, điền thông tin khách hàng vào file dữ liệu sau đó nhấn Upload dữ liệu

Sau khi bạn nhấn Upload dữ liệu, hệ thống sẽ thông báo như hình cho bạn, để biết upload dữ liệu đã thành công chưa

Cách 3: Bạn có thể tạo trực tiếp mã khách hàng trong quá trình bạn tạo mới hóa đơn

Bước 1: Bạn vô danh sách hóa đơn và nhận Tạo mới

Bước 2: Bạn sẽ điền thông tin mã khách hàng mà bạn muốn lưu sau đó bạn click vào ô Tạo Khách hàng

Bước 3: Tiếp theo, bạn nhập dữ liệu cho nội dung hóa đơn sau đó bạn sẽ nhấn chọn Lưu dữ liệu

Lúc này mã khách hàng cũng sẽ được tạo song song trong quá trình tạo mới hóa đơn

Để xem lại danh sách khách hàng tạo, bạn sẽ vô mục Danh mục và chọn Khách hàng để xem

Bạn có thể xem Video hướng dẫn tạo Danh mục khách hàng dưới đây

Tạo danh mục sản phẩm

Tương tự như tạo danh sách khách hàng, khi bạn tạo danh sách sản phẩm, bạn chỉ cần nhập ký tự đầu của mã sản phẩm, hệ thống sẽ lấy danh sách tên sản phẩm mà bạn đã tạo giúp bạn thực hiện việc xuất Hóa đơn nhanh chóng hơn..

Cách 1: Nếu bạn tạo từng sản phẩm, bạn sẽ thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Trong menu Danh mục, bạn nhấn chọn sản phẩm, nhấn Tạo mới

Bước 2: Nhập thông số sản phẩm, sau đó nhấn Lưu dữ liệu, nếu bạn muốn thêm đơn vị tính bạn sẽ click vào biểu tượng dấu cộng được khoanh đỏ

Khi Lưu dữ liệu xong, bạn nhấn Quay lại thông tin sản phẩm sẽ hiển thị như sau:

Cách 2: Nếu bạn đã lập sẵn danh sách sản phẩm và cần cần import vào, bạn sẽ thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Trong menu Sản phẩm, bạn nhấn Upload

Bước 2: Bạn tải file mẫu về và nhập thông tin sản phẩm vào, nhấn Browse để chọn dữ liệu sản phẩm bạn vừa tạo, cuối cùng bạn nhấn Upload dữ liệu

Sau khi bạn nhấn Upload dữ liệu, hệ thống sẽ thông báo như hình cho bạn, để biết upload dữ liệu đã thành công chưa

Cách 3: Bạn có thể tạo trực tiếp mã sản phẩm trong quá trình bạn tạo mới hóa đơn

Bước 1: Bạn vô danh sách hóa đơn và chọn Tạo mới

Hình ảnh này chưa có thuộc tính alt; tên tệp của nó là image-44-1024x463.png

Bước 2: Bạn nhập thông tin mã sản phẩm muốn lưu, sau đó bạn click chọn vào ô Tạo sản phẩm

Bước 3: Tiếp theo, bạn nhập dữ liệu cho nội dung hóa đơn sau đó bạn sẽ nhấn chọn Lưu dữ liệu

Lúc này mã sản phẩm cũng sẽ được tạo song song trong quá trình tạo mới hóa đơn

Hình ảnh này chưa có thuộc tính alt; tên tệp của nó là image-46-1024x387.png

Sau đó, bạn nhấn quay lại để vô danh mục sản phẩm kiểm tra.

Bạn có thể xem Video hướng dẫn tạo Danh mục sản phẩm dưới đây

Cài đặt chữ ký số (USB token)

USB Token có 2 loại:

USB Mắt Bão cung cấp cho bạn: sau khi đăng ký xong, nhân viên tư vấn của Mắt Bão sẽ đưa trực tiếp cho bạn, bạn sẽ giữ USB này để phát hành Hóa đơn. Ưu điểm của loại này là có thể ký Hóa đơn trên trang Quản lý Hóa đơn của Mắt Bão và có thể ký trong qúa trình bạn nộp hồ sơ lên Cơ quan Thuế, tuy nhiên nhược điểm là không ký được Hóa đơn đồng thời với nhiều người. Bạn cần phải cài đặt chữ ký số lên tất cả các máy tính được cho phép ký Hóa đơn.

USB được cắm vào server của Mắt Bão (hay còn gọi là chứng thư số Cloud): đã được cài thẳng lên trình duyệt, khi bạn đăng ký dịch vụ này Mắt Bão sẽ cài đặt trên server của Mắt Bão trong vòng 30 phút. Khác với USB token mà Mắt Bão cung cấp cho bạn, dịch vụ này vô cùng tiện lợi, ở bất kỳ nơi đâu cũng có thể ký được Hóa đơn trên trang quản lý Hóa đơn của Mắt Bão. Nếu trường hợp bạn đăng ký dịch vụ này cần hỗ trợ kê khai thuế Mắt Bão sẽ hỗ trợ giúp bạn.

Những lưu ý quan trọng trước khi cài chữ ký token

– Bạn cần tắt hết tất cả các ứng dụng đang chạy, chỉ mở duy nhất một trình duyệt Chrome.
– Kiểm tra hạn sử dụng của chữ ký token.
– Cấu hình cho phép cài đặt: Chrome verion 80, máy windows, win xp, có quyền truy cập Registry Editor (ngoại trừ máy MAC)

Sau đây là hướng dẫn cách thức cài USB Token do Mắt Bão cung cấp cho bạn:

Bước 1: Cắm USB vào máy tính, sau khi cắm USB vào máy tính, bạn sẽ nhận được thông báo trên góc phải màn hình máy tính

Bước 2: Bạn nhấn chọn vào icon EFY-CA –> autorun –> nhấn install

Nếu bạn sử dụng USB Token của các đơn vị khác thì icon hiển thị sẽ khác nhau.

Bước 3: Nhấn Cài

Tiếp theo nhấn Kết thúc

Bạn sẽ nhận được thông báo USB Token được cài đặt thành công

Bước 4: Nhấn vào Chứng thư số –> nhập mã pin vào –> nhấn đăng nhập

Để xem thông tin của chứng thư số, bạn nhấn vào tên Công ty của bạn

Bước 5: Trong menu Danh mục, bạn nhấn vào chữ ký token

Bước 6: Bạn sẽ cài đặt phần mềm ký số, extension và chương trình đọc PDF lần lượt theo các bước như trong hình.

Bước 7: Cài đặt xong bước 6, bạn nhấn Tải lại, khi chữ ký của bạn hiển thị, bạn nhấn Lưu cấu hình

Bạn có thể xem Video hướng dẫn cài chữ ký số Token dưới đây

Tạo tài khoản người dùng và phân quyền

Để truy cập vào trang quản lý hoá đơn điện tử, ngoài tài khoản admin (tài khoản chính), bạn có thể tạo ra những tài khoản khác và phân quyền cho phép (hoặc không cho phép) sử dụng các chức năng trên trang quản lý.

Người dùng

Rất đơn giản, để Tạo/ Quản lý người dùng bạn thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Bạn truy cập vào trang quản lý Hóa đơn điện tử bằng tài khoản admin, tại giao diện trang chủ, bạn click vào biểu tượng người dùng bên phía tay phải –> chọn Người dùng để tạo mới tài khoản hoặc chỉnh sửa tài khoản.

Bước 2: Click vào Tạo mới để tạo một tài khoản người dùng mới

Bước 3: Nhập thông tin vào các ô được khoanh đỏ, ở phân quyền truy cập bạn có thể phân quyền Admin, CEO, kế toán trường hoặc kế toán viên –> nhấn Lưu

Sau khi bạn tạo tài khoản thành công, hệ thống sẽ hiển thị như hình bên dưới

Tại đây bạn có thể sửa hoặc xóa tài khoản này.

Chức năng phân quyền

Sau khi bạn đã tạo tài khoản người dùng, bạn sẽ phân quyền tài khoản đó tương ứng với những quyền truy cập hệ thống được liệt kê sẵn.

Để phân quyền cho người dùng, bạn sẽ thực hiện như sau:

Bước 1: Ngay tại giao diện trang Quản lý Hóa đơn, bạn click vào biểu tượng người dùng bên phía tay phải –> chọn Phân quyền

Bước 2: Nhập tên quyền mới  tên hiển thị, sau đó click chọn vào những quyền mà bạn muốn tài khoản đó được phép thực hiện –> nhấn Lưu trữ

Như vậy là đã hoàn tất việc tạo tài khoản người dùng và phân quyền trên trang quản lý hóa đơn. Bạn có thể tham khảo thêm về bảng giá hóa đơn điện tử an toàngiải pháp bảo mật hóa đơn điện tử.

Bạn có thể xem Video hướng dẫn tạo tài khoản người dùng, phân quyền dưới đây

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!


19/04/2021


Thông tin tác giả


Bài viết liên quan

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.