Hướng dẫn thiết lập ban đầu trên trang quản lý Hóa đơn

Cập nhật thông tin đơn vị

Để cập nhật thông tin đơn vị, bạn sẽ thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Bạn truy cập vào trang Quản lý dịch vụ Hóa đơn, tham khảo cách truy cập tại đây

Bước 2: Ngay tại trang quản lý Hóa đơn, bạn double click chuột vào biểu tượng hình người và chọn Thông tin đơn vị

Bước 3: Bạn điền thêm thông tin vào các ô mà bạn muốn thêm. Thông tin này sẽ được cập nhật trên mẫu Hóa đơn.

Lưu ý: Bạn cần kiểm tra kỹ sau khi nhập vì thông tin đơn vị phát hành rất quan trọng, thông tin này được thể hiện trên mẫu Hóa đơn và trong Thông báo TB01 để nộp thông báo phát hành với Cơ quan thuế.

Bước 4: Kiểm tra xong bạn nhấn Cập nhật để lưu lại thông tin đơn vị phát hành Hóa đơn.

Tạo danh mục khách hàng

Mục đích của việc tạo danh mục khách hàng là giúp bạn rút ngắn thao tác phải nhập lại đầy đủ tất cả thông tin của đối tác. Khi bạn tạo danh sách khách hàng, bạn chỉ cần gõ 1 ký tự đầu, hệ thống sẽ tự động gợi ý theo mã khách hàng hoặc đơn vị mua giúp bạn xuất Hóa đơn nhanh chóng hơn. Đồng thời nếu bạn đã nhập sẵn địa chỉ email của đối tác thì khi xuất hóa đơn, hệ thống sẽ tự động gửi email cho đối tác của bạn.

Để tạo danh sách khách hàng, bạn có thể thực hiện theo 3 cách:

Cách 1: Nếu bạn chưa có danh sách khách hàng, bạn sẽ tạo từng khách hàng, với cách này bạn sẽ thực hiện như sau:

Bước 1: Trong menu Danh mục, nhấn chọn khách hàng

Bước 2: Nhấn Tạo mới

Bước 3: Nhập thông tin khách hàng, thao tác xong bạn nhấn Lưu dữ liệu

Khi Lưu dữ liệu xong, bạn nhấn quay lại, thông tin khách hàng của bạn sẽ hiển thị như sau:

Cách 2: Nếu bạn đã có sẵn danh sách khách hàng và đã được lưu dưới dạng .zip của file .xml hoặc .xls và cần cần import vào, bạn sẽ thực hiện như sau:

Bước 1: Trong menu khách hàng, bạn click vào Upload

Bước 2: Bạn tải File Upload mẫu, điền thông tin khách hàng vào file dữ liệu sau đó nhấn Upload dữ liệu

Sau khi bạn nhấn Upload dữ liệu, hệ thống sẽ thông báo như hình cho bạn, để biết upload dữ liệu đã thành công chưa

Cách 3: Bạn có thể tạo trực tiếp mã khách hàng trong quá trình bạn tạo mới hóa đơn

Bước 1: Bạn vô danh sách hóa đơn và nhận Tạo mới

Bước 2: Bạn sẽ điền thông tin mã khách hàng mà bạn muốn lưu sau đó bạn click vào ô Tạo Khách hàng

Bước 3: Tiếp theo, bạn nhập dữ liệu cho nội dung hóa đơn sau đó bạn sẽ nhấn chọn Lưu dữ liệu

Lúc này mã khách hàng cũng sẽ được tạo song song trong quá trình tạo mới hóa đơn

Để xem lại danh sách khách hàng tạo, bạn sẽ vô mục Danh mục và chọn Khách hàng để xem

Bạn có thể xem Video hướng dẫn tạo Danh mục khách hàng dưới đây

Tạo danh mục sản phẩm

Tương tự như tạo danh sách khách hàng, khi bạn tạo danh sách sản phẩm, bạn chỉ cần nhập ký tự đầu của mã sản phẩm, hệ thống sẽ lấy danh sách tên sản phẩm mà bạn đã tạo giúp bạn thực hiện việc xuất Hóa đơn nhanh chóng hơn..

Cách 1: Nếu bạn tạo từng sản phẩm, bạn sẽ thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Trong menu Danh mục, bạn nhấn chọn sản phẩm, nhấn Tạo mới

Bước 2: Nhập thông số sản phẩm, sau đó nhấn Lưu dữ liệu, nếu bạn muốn thêm đơn vị tính bạn sẽ click vào biểu tượng dấu cộng được khoanh đỏ

Khi Lưu dữ liệu xong, bạn nhấn Quay lại thông tin sản phẩm sẽ hiển thị như sau:

Cách 2: Nếu bạn đã lập sẵn danh sách sản phẩm và cần cần import vào, bạn sẽ thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Trong menu Sản phẩm, bạn nhấn Upload

Bước 2: Bạn tải file mẫu về và nhập thông tin sản phẩm vào, nhấn Browse để chọn dữ liệu sản phẩm bạn vừa tạo, cuối cùng bạn nhấn Upload dữ liệu

Sau khi bạn nhấn Upload dữ liệu, hệ thống sẽ thông báo như hình cho bạn, để biết upload dữ liệu đã thành công chưa

Cách 3: Bạn có thể tạo trực tiếp mã sản phẩm trong quá trình bạn tạo mới hóa đơn

Bước 1: Bạn vô danh sách hóa đơn và chọn Tạo mới

Hình ảnh này chưa có thuộc tính alt; tên tệp của nó là image-44-1024x463.png

Bước 2: Bạn nhập thông tin mã sản phẩm muốn lưu, sau đó bạn click chọn vào ô Tạo sản phẩm

Bước 3: Tiếp theo, bạn nhập dữ liệu cho nội dung hóa đơn sau đó bạn sẽ nhấn chọn Lưu dữ liệu

Lúc này mã sản phẩm cũng sẽ được tạo song song trong quá trình tạo mới hóa đơn

Hình ảnh này chưa có thuộc tính alt; tên tệp của nó là image-46-1024x387.png

Sau đó, bạn nhấn quay lại để vô danh mục sản phẩm kiểm tra.

Bạn có thể xem Video hướng dẫn tạo Danh mục sản phẩm dưới đây

Cài đặt chữ ký số (USB token)

USB Token có 2 loại:

USB Mắt Bão cung cấp cho bạn: sau khi đăng ký xong, nhân viên tư vấn của Mắt Bão sẽ đưa trực tiếp cho bạn, bạn sẽ giữ USB này để phát hành Hóa đơn. Ưu điểm của loại này là có thể ký Hóa đơn trên trang Quản lý Hóa đơn của Mắt Bão và có thể ký trong qúa trình bạn nộp hồ sơ lên Cơ quan Thuế, tuy nhiên nhược điểm là không ký được Hóa đơn đồng thời với nhiều người. Bạn cần phải cài đặt chữ ký số lên tất cả các máy tính được cho phép ký Hóa đơn.

USB được cắm vào server của Mắt Bão (hay còn gọi là chứng thư số Cloud): đã được cài thẳng lên trình duyệt, khi bạn đăng ký dịch vụ này Mắt Bão sẽ cài đặt trên server của Mắt Bão trong vòng 30 phút. Khác với USB token mà Mắt Bão cung cấp cho bạn, dịch vụ này vô cùng tiện lợi, ở bất kỳ nơi đâu cũng có thể ký được Hóa đơn trên trang quản lý Hóa đơn của Mắt Bão. Nếu trường hợp bạn đăng ký dịch vụ này cần hỗ trợ kê khai thuế Mắt Bão sẽ hỗ trợ giúp bạn.

Những lưu ý quan trọng trước khi cài chữ ký token

– Bạn cần tắt hết tất cả các ứng dụng đang chạy, chỉ mở duy nhất một trình duyệt Chrome.
– Kiểm tra hạn sử dụng của chữ ký token.
– Cấu hình cho phép cài đặt: Chrome verion 80, máy windows, win xp, có quyền truy cập Registry Editor (ngoại trừ máy MAC)

Sau đây là hướng dẫn cách thức cài USB Token do Mắt Bão cung cấp cho bạn:

Bước 1: Cắm USB vào máy tính, sau khi cắm USB vào máy tính, bạn sẽ nhận được thông báo trên góc phải màn hình máy tính

Bước 2: Bạn nhấn chọn vào icon EFY-CA –> autorun –> nhấn install

Nếu bạn sử dụng USB Token của các đơn vị khác thì icon hiển thị sẽ khác nhau.

Bước 3: Nhấn Cài

Tiếp theo nhấn Kết thúc

Bạn sẽ nhận được thông báo USB Token được cài đặt thành công

Bước 4: Nhấn vào Chứng thư số –> nhập mã pin vào –> nhấn đăng nhập

Để xem thông tin của chứng thư số, bạn nhấn vào tên Công ty của bạn

Bước 5: Trong menu Danh mục, bạn nhấn vào chữ ký token

Bước 6: Bạn sẽ cài đặt phần mềm ký số, extension và chương trình đọc PDF lần lượt theo các bước như trong hình.

Bước 7: Cài đặt xong bước 6, bạn nhấn Tải lại, khi chữ ký của bạn hiển thị, bạn nhấn Lưu cấu hình

Bạn có thể xem Video hướng dẫn cài chữ ký số Token dưới đây

Tạo tài khoản người dùng và phân quyền

Để truy cập vào trang quản lý hoá đơn điện tử, ngoài tài khoản admin (tài khoản chính), bạn có thể tạo ra những tài khoản khác và phân quyền cho phép (hoặc không cho phép) sử dụng các chức năng trên trang quản lý.

Người dùng

Rất đơn giản, để Tạo/ Quản lý người dùng bạn thực hiện theo các bước như sau:

Bước 1: Bạn truy cập vào trang quản lý Hóa đơn điện tử bằng tài khoản admin, tại giao diện trang chủ, bạn click vào biểu tượng người dùng bên phía tay phải –> chọn Người dùng để tạo mới tài khoản hoặc chỉnh sửa tài khoản.

Bước 2: Click vào Tạo mới để tạo một tài khoản người dùng mới

Bước 3: Nhập thông tin vào các ô được khoanh đỏ, ở phân quyền truy cập bạn có thể phân quyền Admin, CEO, kế toán trường hoặc kế toán viên –> nhấn Lưu

( Riêng gói Cơ bản thì quyền của các User đều bằng nhau là quyền Admin)

Sau khi bạn tạo tài khoản thành công, hệ thống sẽ hiển thị như hình bên dưới

Tại đây bạn có thể sửa hoặc xóa tài khoản này.

Chức năng phân quyền

Sau khi bạn đã tạo tài khoản người dùng, bạn sẽ phân quyền tài khoản đó tương ứng với những quyền truy cập hệ thống được liệt kê sẵn.

Để phân quyền cho người dùng, bạn sẽ thực hiện như sau:

Bước 1: Ngay tại giao diện trang Quản lý Hóa đơn, bạn click vào biểu tượng người dùng bên phía tay phải –> chọn Phân quyền

Bước 2: Nhập tên quyền mới  tên hiển thị, sau đó click chọn vào những quyền mà bạn muốn tài khoản đó được phép thực hiện –> nhấn Lưu trữ

Như vậy là đã hoàn tất việc tạo tài khoản người dùng và phân quyền trên trang quản lý hóa đơn. Bạn có thể tham khảo thêm về bảng giá hóa đơn điện tử an toàngiải pháp bảo mật hóa đơn điện tử.

Bạn có thể xem Video hướng dẫn tạo tài khoản người dùng, phân quyền dưới đây

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!


03/07/2021


Thông tin tác giả


Bài viết liên quan

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.