Hướng dẫn xử lý hóa đơn

Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC được ban hành ngày 14 tháng 03 năm 2011 hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ có đề cập đến cách xử lý hóa đơn điện tử viết sai. Cụ thể, tại điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC, hóa đơn điện tử đã lập nhưng phát hiện có sai sót được xử lý theo các trường hợp như sau:

-Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ và đã kê khai thuế thì thực hiện Điều chỉnh và Thay thế hóa đơn

Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử đã lập chưa gửi cho người mua và chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc chưa kê khai thuế thì thực hiện Xóa bỏ hóa đơn

-Trường hợp 3: Hóa đơn điện tử đã lập và đã gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc chưa kê khai thuế thì thực hiện Điều chỉnh / Thay thế hoặc Xóa bỏ hóa đơn theo thỏa thuận giữu 2 bên

Điều chỉnh Hóa đơn

Lưu ý hướng dẫn sau dành cho khách hàng sử dụng hóa đơn điện tử an toàn MIFI.

 Điều chỉnh hóa đơn có 2 dạng: 

  • Điều chỉnh thông tin: đối với hóa đơn bị sai về thông tin đơn vị mua hàng và hàng hóa dịch vụ thể hiện trên hóa đơn. 
  • Điều chỉnh tăng/ giảm: đối với hóa đơn bị sai về số lượng, đơn giá, tiền thuế, thuế suất

Để điều chỉnh hóa đơn bạn sẽ thực hiện như sau:

Bước 1: Truy cập vào trang Quản lý Hóa đơn. Tại menu Xử lý Hóa đơn, chọn Điều chỉnh Hóa Đơn

Bước 2: Bạn chọn mẫu sốký hiệusố hóa đơnkiểu điều chỉnh, chọn xong bạn nhấn Điều chỉnh Hóa đơn.

Bước 3: Bạn tải biên bản mẫu (hoặc sử dụng biên bản nội bộ), điền đầy đủ thông tin sau đó upload biên bản lên hệ thống, đây là điều kiện để điều chỉnh được hóa đơn.

Hình ảnh này chưa có thuộc tính alt; tên tệp của nó là image-4-1024x512.png
  • Đối với hóa đơn điều chỉnh thông tin: hệ thống sẽ ẩn các ô Số lượng, Đơn giá, Thành tiền, Thuế suất GTGT, Thuế GTGT. Thông tin sai ở dòng nào thì ghi lại cho đúng dòng đó, nếu bị sai thông tin ở nhiều dòng thì thể hiện nhiều dòng.
  • Đối với hóa đơn điều chỉnh tăng/giảm: nếu sai đơn giá/số lượng/thành tiền ví dụ: đơn giá hóa đơn đã xuất sai là 30000 (giá đúng là 40000) thì điều chỉnh tăng thể hiện trên hóa đơn là 10000

Bước 4: Nhấn điều chỉnh .

Nhấn chọn OK.

Hình ảnh này chưa có thuộc tính alt; tên tệp của nó là image-5.png

Sau khi nhấn OK , hệ thống sẽ trở về Danh sách, bạn có thể xem hóa đơn vừa điều chỉnh dưới dạng hóa đơn nháp

Tại đây, bạn có thể thực hiện 1 số chức năng: xem, xóa bỏ và ký phát hành hóa đơn. Để ký phát hành hóa đơn điều chỉnh, bạn click chọn vào ô vuông và nhấn Phát hành hóa đơn

Khi đó chọn nhập Ngày phát hành. Nhấn Phát hành hóa đơn.

Hóa đơn điều chỉnh tăng/giảm/ thông tin sau khi phát hành sẽ có trạng thái như hình bên dưới

Bạn có thể tham khảo video hướng dẫn Điều chỉnh hóa đơn dưới đây

Thay thế Hóa đơn

.Lưu ý hướng dẫn sau dành cho khách hàng sử dụng hóa đơn điện tử an toàn MIFI.

Để thay thế hóa đơn bạn sẽ thực hiện như sau:

Bước 1: Truy cập vào trang Quản lý Hóa đơn. Tại menu Xử lý hóa đơn, bạn chọn Thay thế hóa đơn 

Bước 2: Chọn Mẫu số, ký hiệu, Số hóa đơn sau đó nhấn Thay thế hóa đơn

Bước 3: Hệ thống sẽ hiển thị Bảng thông tin đơn vị phát hành, bạn sẽ điền thông tin vào những ô khoanh đỏ như trong hình

Bước 4: Đối với hóa đơn thay thế: bạn cần nhập lại toàn bộ theo thông tin hóa đơn gốc (sai chỗ nào thay thế chỗ đó), nhấn Thay thế.

Nhấn chọn OK.

Sau khi nhấn OK , hệ thống sẽ trở về Danh sách, bạn có thể xem hóa đơn vừa thay thế dưới dạng hóa đơn nháp

Tại đây, bạn có thể thực hiện 1 số chức năng: xem, xóa bỏ và ký phát hành hóa đơn. Để ký phát hành hóa đơn thay thế, bạn click chọn vào ô vuông và nhấn Phát hành hóa đơn

Khi đó chọn Ngày phát hành. Nhấn Phát hành hóa đơn.

Hóa đơn thay thế sau khi phát hành sẽ có trạng thái như hình bên dưới

Bạn có thể tham khảo video hướng dẫn Thay thế hóa đơn dưới đây:

Danh sách Hóa đơn thay thế

Để kiểm tra lại danh sách Hóa đơn đã thay thế bạn sẽ thực hiện như sau:

Tại menu Xử lý Hóa đơn, bạn chọn Danh sách hóa đơn thay thế.

Hệ thống sẽ hiển thị danh sách Hóa đơn mà bạn đã thay thế như hình bên dưới:

Bạn có thể tham khảo video hướng dẫn cách xem Danh sách hóa đơn Thay thế dưới đây:

Danh sách Hóa đơn điều chỉnh

Để kiểm tra lại danh sách các Hóa đơn đã điều chỉnh bạn sẽ thực hiện như sau:

Tại menu Xử lý hóa đơn, bạn chọn Danh sách hóa đơn điều chỉnh

Hệ thống sẽ hiển thị danh sách Hóa đơn mà bạn đã điều chỉnh như hình bên dưới:

Bạn có thể tham khảo video hướng dẫn cách xem Danh sách hóa đơn Điều chỉnh dưới đây:

Xóa bỏ Hóa đơn

Khi hóa đơn đã xuất bị sai sót về thông tin/ số lượng/ thành tiền,… nhưng bên nhận hóa đơn chưa thực hiện kê khai thuế, bạn có thể xóa bỏ hóa đơn (hủy hóa đơn).

Để xóa bỏ hóa đơn, bạn sẽ thực hiện như sau:

Bước 1: Truy cập vào trang Quản lý Hóa đơn. Tại menu Xử lý hóa đơn, bạn chọn xóa bỏ hóa đơn

Bước 2: Bạn nhấn chọn vào hóa đơn cần hủy và nhấn Hủy hóa đơn

Để xem lại hóa đơn đã hủy, bạn quay lại menu trang Quản lý, nhấn chọn Quản lý hóa đơn, chọn danh sách

Danh sách hóa đơn hiển thị, bạn click chọn vào trạng thái Hóa đơn hủy, chọn tìm kiếm

Khi đó, bạn chỉ cần click chọn vào biểu tượng con mắt để xem hóa đơn đã hủy. Các hóa đơn được đánh dấu X như hình bên dưới sẽ là các hóa đơn đã bị hủy. 

Khi thực hiện xong thao tác hủy hóa đơn thì cần phải lưu biên bản hủy hóa đơn về nội bộ, có ghi chú lý do thu hồi hóa đơn và ý xác nhận và đóng dấu của hai bên. 

Bạn có thể xem Video hướng dẫn xử lý xóa bỏ hóa đơn ở video bên dưới

Lập báo cáo hủy

Mục đích để thống kê những hóa đơn đã hủy trước đó để kê khai lên Cơ quan Thuế.

Để lập báo cáo hủy hóa đơn, bạn sẽ thực hiện như sau:

Bước 1: Tại menu Xử lý hóa đơn, bạn chọn Lập báo cáo hủy

Nếu trước đó bạn đã lập báo cáo hủy thì sẽ hiển thị tất cả danh sách các hóa đơn đã được hủy.
Bước 2: Bạn tạo mới danh sách hóa đơn đã hủy, bạn nhấn vào Tạo mới

Bước 3: Sau đó bạn chọn loại hóa đơn, chọn mẫu số và nhấn Lưu dữ liệu, cuối cùng nhấn Lưu

Bạn có thể xem video hướng dẫn lập báo cáo hủy ở video bên dưới

Chuyển Đổi

Bạn thực hiện chức năng chuyển đổi hóa đơn khi bên nhận (đối tác) yêu cầu muốn in hóa đơn điện tử đã xuất hoặc yêu cầu nhận hóa đơn giấy.

Để chuyển đổi hóa đơn bạn sẽ thực hiện như sau:

Bước 1: Trên thanh menu trang Quản lý, trong mục chuyển đổi bạn chọn chuyển đổi khi đó giao diện sẽ hiển thị như sau

Bước 2: Chọn vào số hóa đơn cần chuyển đổi, chọn chuyển đổi , nhấn OK

Sau khi nhấn OK, hệ thống sẽ hiển thị mẫu hóa đơn đã chuyển đổi. Ở cuối hóa đơn sẽ có dòng Hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử

Trường hợp bạn đã thực hiện chức năng chuyển đổi chứng minh nguồn gốc nhưng quên lưu lại Hóa đơn đã chuyển đổi thì bạn nhấn chọn vào Hóa đơn đã chuyển đổi, sau đó click vào Xem chuyển đổi.

Bạn có thể xem Video hướng dẫn chuyển đổi hóa đơn ở video bên dưới

Cảm ơn bạn đã theo dõi bài viết!

Tham khảo thêm về:


16/04/2021


Thông tin tác giả


Bài viết liên quan

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.